ويتضمن موقع التسجيل المخصص للمشاركة في المهرجان تعبئة نموذج المعلومات الشخصية والمعلومات البنكية، ونموذج لمعلومات الهجن والأشواط التي يرغب مالك الهجن المشاركة بها، ويحتوي الموقع أيضاً على معلومات عن المهرجان وفعالياته.
ووضع الاتحاد السعودي للهجن 11 شرطاً للمشاركة، أبرزها أن يلتزم المشاركون بإحضار أصل الهوية الوطنية، وأن تكون سارية المفعول، وأن تكون المشاركة في السباقات باسم المالك فقط.
وأوضح الاتحاد أنه يمكن التعديل على مشاركة المطية في الشوط أو الانسحاب من السباق عبر حساب المالك من خلال الموقع الإلكتروني، وقال “يمنع مشاركة أي مطية غير مسجلة لدى الاتحاد، ويمنع منعاً باتاً تسجيل أي مطية محظورة، أو صدر بحقها إيقاف”.
وأضاف: “يجب إحضار أصل البرنت للمشارك (حديث) عند التسجيل من الاتحاد والاتحادات الخليجية والعربية المعتمدة بحيث لا يتجاوز تاريخ إصداره أكثر من 30 يوماً، وأن يتعهد المشارك بصحة البيانات المسجلة، وفي حال تبين خلاف ذلك يحق لإدارة المهرجان إلغاء المشاركة نهائياً”.
وبين الاتحاد أنه يحق له تغيير أو تعديل الشروط والجوائز والفئات دون سابق إخطار، ولا يتحمل المهرجان أي مسؤولية تجاه الغير نتيجة لذلك، وتابع: “يجب على جميع المشاركين تقديم بياناتهم البنكية الصحيحة حسب ما هو مطلوب، ويتم الإعلان النهائي عن أسماء المشاركين في كل شوط قبل بداية السباق عبر حسابات التواصل الاجتماعي للاتحاد”.